אימוץ המלצות הצוות הממשלתי לטיוב אופן האספקה של שירותים חברתיים הניתנים במיקור חוץ

נושא ההחלטה:

אימוץ המלצות הצוות הממשלתי לטיוב אופן האספקה של שירותים חברתיים הניתנים במיקור חוץ

מחליטים:

בהמשך להחלטת הממשלה מס' 2034(חכ/37) מיום 28 בספטמבר 2014 בנושא גיבוש תוכנית לטיוב אופן אספקת שירותים חברתיים הניתנים במיקור חוץ ועל סמך המלצות הצוות שהוקם בהחלטה זו:

"המשרדים החברתיים" - משרדי החינוך, הבריאות, העבודה, הרווחה והשירותים החברתיים.

"שירות חברתי" – שירות חינוכי או שירות טיפולי (לרבות נפשי, סוציאלי, רפואי ופרא-רפואי) הניתן על-ידי המשרדים החברתיים, במישרין או בעקיפין.

"שירות חברתי במיקור חוץ" - שירות הניתן באמצעות מפעיל חיצוני לממשלה, שהממשלה רוכשת אותו, תוך מימונו באופן מלא או חלקי, ואחראית על אספקתו, אסדרתו ולפיקוח על ביצועו, ושאיננו ממומן באמצעות תמיכה.

מובהר בזאת, כי ההחלטה אינה חלה על קופות חולים, בתי חולים, בתי ספר וגני ילדים וכן על שירותים שניתנים במיקור חוץ במסגרת התקשרות של רשות מקומית.
1. מטרת החלטה זו להביא לשיפור באיכות השירותים החברתיים הניתנים במיקור חוץ באמצעות העקרונות הבאים:

א. חיזוק יכולות השליטה והניהול של משרדי הממשלה ביחס לשירותים החברתיים במיקור חוץ, וייעול ושיפור תהליך רכישתם והפעלתם.

ב. חיזוק מערך הפיקוח והבקרה על השירותים החברתיים במיקור חוץ לצורך הבטחת איכות השירות.

ג. הפחתת הנטל הבירוקרטי ובכלל זה הפחתת נטל המימון המוטל על מפעילי השירותים על מנת לאפשר להם להתמקד בהבטחת איכות וזמינות השירות.

לצורך מימוש מטרת ועקרונות ההחלטה, יבוצעו הפעולות הבאות:
פיתוח תורה והנחלתה

2. להטיל על משרד ראש הממשלה, יחד עם אגף החשב הכללי במשרד האוצר והמשרדים החברתיים, בהתבסס על המלצות הצוות שפעל בנושא, לגבש 'מדריך לניהול תהליך מיקור החוץ של שירותים חברתיים' (להלן: "המדריך")  עד ליום 30.06.2017. המדריך יכלול הנחיות לייעול ולשיפור תהליך מיקור החוץ, כך שיביא לשיפור השירות החברתי המוענק באמצעותו לאזרח. בהתאם לכך, המדריך יבטא את העקרונות הבאים ביחס להתקשרויות למיקור חוץ של שירותים חברתיים:

א. קביעת אמות מידה (סטנדרטים) לשירות החברתי ולאיכותו, מדידתן ויצירת משטר של תגמולים וסנקציות על בסיסן.

ב. הגדרת תהליך עבודה המשתף את גורמי המשרד הרלוונטיים בגיבוש המכרז, לצד היוועצות באופן ההולם את עקרון השוויון והדין עם גורמי חוץ רלוונטיים בתהליך מיקור החוץ, ובכלל זה לקראת כתיבת מכרז ולשם הפקת לקחים, בקרה ומעקב ושימור ידע במהלך חיי המכרז.

ג. הגברת התחרות טרם תקופת ההתקשרות ובמהלכה, הגדלת מידת הגמישות בהפעלת השירות ועידוד חדשנות. 

ד. הלימה בין תוכן ההתקשרות לבין תוכן הבקרה בעבודת הפיקוח, והגברת השקיפות של הבקרה.

3. להטיל על המשרדים החברתיים:

א. לגבש יחד עם משרד ראש הממשלה ואגף החשב הכללי במשרד האוצר עד ליום 30.09.2017 תוכנית הכשרה משותפת לגורמים המעורבים בתהליך מיקור החוץ של השירותים החברתיים במשרדי הממשלה, שמטרתה להנחיל את התורה שבבסיס המדריך. 

ב. לגבש מכרזים בהתאם למדריך (להלן: 'מכרזי דור ב') החל מהשלמת גיבוש  תוכנית ההכשרה שגובשה בהתאם לסעיף 3(א) ובכפוף לאמור בסעיף 6(ג).

ג. לקיים ביחד עם משרד ראש הממשלה החל מיום 01.01.2017 תהליך למידה בנושא קביעת מדדי תוצאה בשירותים חברתיים במיקור חוץ.

4. להטיל על משרד האוצר ומשרד ראש הממשלה לבחון עם סיום גיבוש המדריך את האפשרות לפתח על בסיסו מכרזי וחוזי מדף לשירותים חברתיים, בשיתוף עם המשרדים החברתיים.

התקשרויות ממושכות
5. מתוך הכרה בחשיבות של רציפות הקשר הבין-אישי העומד ביסודם של שירותים חברתיים רבים, להנחות את משרד האוצר לאפשר משך של עד 5 שנים בהתקשרות בהסכמים הנוגעים לשירותים חברתיים במיקור חוץ, באחת מן הדרכים הבאות:

א. משרד האוצר יעודד שימוש בהרשאה להתחייב לתקופה של עד חמש שנים בשירותים חברתיים לשירותים אינטנסיביים הניתנים במסגרות שפועלות במשך 24 שעות ביממה, 7 ימים בשבוע (24/7) ובמסגרות שבהן ניתן שירות חברתי למטופלים על בסיס יומי בשירותים בהיקפים גדולים – מעל 200 מיליון ₪ בשנה, או כאלו שניתנים מכוח חוק (להלן: 'שירותים מוסדיים'). במקרה של ביטול התקשרות טרם סיומה, תתקבל הרשאה חדשה לביצוע התקשרות חדשה.

ב. "בתים לחיים" - כלל ההתקשרויות לשירותים מוסדיים במשרד העבודה, הרווחה והשירותים החברתיים יבוצעו בהתאם להסדר הקיים במשרד העבודה, הרווחה והשירותים החברתיים הידוע כהסדר "בתים לחיים".

ג. הסכם רב שנתי המותנה בהזמנת עבודה -  החשבת הכללית תתקן את הוראות התכ"ם עד ליום 31.01.2017 כך שמשרדי הממשלה יוכלו לחתום על הסכמים לרכישת שירותים חברתיים לתקופה של עד חמש שנים בהסדר ולפיו במהלך תקופת ההתקשרות רכישת השירותים תתבצע על פי הזמנות עבודה שנתיות. הזמנת העבודה תתבצע לבקשת הגורם המקצועי הבכיר האחראי על השירות  בכפוף לשביעות רצונו מן המפעיל ובכפוף לאישור חשב כי קיים מקור תקציבי עבורה.

תכנית לשדרוג הרכש החברתי 
6. להטיל על המשרדים החברתיים להפעיל תוכנית תלת שנתית לשדרוג הרכש החברתי שתתייחס לשיפור ניהול הרכש החברתי ובכלל זה – שיפור תהליכי המכרוז ושיפור הבקרה על השירותים (להלן: "התוכנית"), ולצורך כך:
א. המשרדים החברתיים יגבשו ויפרסמו עד ליום 01.04.2017 באתר של כל משרד את התוכנית. המשרדים החברתיים יוכלו לעדכן את התוכנית מעת לעת לפי הצורך.
ב. המשרדים החברתיים יגדירו מכרזים אשר בשל חשיבותם המיוחדת הדיון בעניינם יהיה בראשות מנכ"ל המשרד בצמתים מרכזיים שייקבעו על ידו. חשיבותם המיוחדת תהיה כזו הנובעת מהיקפם (מכרוז של התקשרות לשנה עם ספק בהיקף של 30 מלש"ח ומעלה) או ממאפייניהם המיוחדים שיוגדרו ע"י המנכ"ל או בעת הפעלת שירות באמצעות מיקור חוץ לראשונה.

ג. משרדי הבריאות והעבודה, הרווחה והשירותים החברתיים יישמו את התוכנית ביחידות מרכזיות המקיפות חלק ניכר של מיקור החוץ החברתי במשרדים, ואלו הן: מינהל הרפואה במשרד הבריאות והאגף לשירותים חברתיים אישיים במשרד העבודה, הרווחה והשירותים החברתיים.

ד. עם השלמת התוכנית התלת שנתית לשדרוג הרכש החברתי, יבחן מנכ"ל משרד העבודה, הרווחה והשירותים החברתיים כיצד להחיל את התוכנית על שאר השירותים החברתיים הניתנים במיקור חוץ במשרדו.

ה. לאור היקף מצומצם יחסית של שירותים חברתיים המופעלים על ידי משרד העלייה והקליטה, הוחלט שלא להחיל עליו את החבויות הנובעות מהחלטה זו, אך לאפשר לו ליהנות מן התשתיות שיפותחו כתוצאה ממנה.

ו. המשרדים החברתיים יגדירו סמנכ"ל או משנה למנכ"ל אשר יהיה אחראי לביצוע התוכנית, וידווח להנהלת המשרד על התקדמותה פעמיים בשנה.

ז. המשרדים החברתיים יעדכנו אחת לשנה את ספר השירותים החברתיים במיקור חוץ של משרדם, הכולל את רשימת כל השירותים החברתיים הניתנים על ידי המשרד במיקור חוץ. ספר השירותים החברתיים המעודכן לשנת 2014 מצ"ב.

ח. להנחות את מנכ"ל משרד העבודה, הרווחה והשירותים החברתיים לפעול במשותף עם משרד האוצר ומשרד ראש הממשלה בכל אחת משנות התוכנית לטיובו של מכרז עיקרי במשרד (להלן: "מכרז דגל").

חיזוק הבקרה והפיקוח
7. על מנת לחזק את האפקטיביות של הבקרה על שירותים חברתיים במיקור חוץ, על הבקרה לכלול את המרכיבים הבאים: תדירות מוגדרת של בקרה; הלימה בין תוכן ההתקשרות לעבודת המפקח והבקרות; מדדים ברי השוואה; דו"חות בקרה ברי השוואה; כלי גמול וסנקציות מדורגים ומנגנון ברור ושקוף להחלתם; מעקב אחר תיקון ליקויים; בקרה מקיפה הרואה את המוסד, עובדיו, מקבלי השירות ומשפחותיהם.
לצורך קיומם של מרכיבים אלה להטיל על: 

א. משרדי הבריאות והעבודה, הרווחה והשירותים החברתיים, בשיתוף משרד ראש הממשלה, לגבש תבניות לדו"חות בקרה פומביים על שירותים מוסדיים במיקור חוץ עד ליום 30.06.2017. בעת גיבוש התבניות תינתן הדעת לכוונה להפעילן בהמשך באופן ממוחשב.

ב. משרדי הבריאות והעבודה, הרווחה והשירותים החברתיים לגבש דו"חות בקרה מותאמים לכל שירות על בסיס התבניות שיגובשו כאמור ולהחיל  שימוש מדורג בדו"חות אלו משנת 2017. עד ליום 31.12.2019 יפורסמו דו"חות בקרה הפומביים על כל השירותים המוסדיים במיקור חוץ המופעלים במסגרת היחידות המפורטות בסעיף 6(ג).

ג. המשרדים החברתיים לגבש עד ליום 01.04.2017 תוכנית עבודה לטיוב הבקרה על שירותים חברתיים במיקור חוץ. התוכנית תתייחס לאמור לעיל לרבות לוחות זמנים לפרסום דו"חות הבקרה האחידים ולהכשרות כמפורט מטה (להלן: "תוכנית העבודה"). תוכנית העבודה תעודכן מזמן לזמן. יישום תוכנית העבודה לטיוב הבקרה במשרדי הבריאות והעבודה, הרווחה והשירותים החברתיים יתבצע ביחס ליחידות המפורטות בסעיף 6(ג).

ד. המשרדים החברתיים בשיתוף משרד ראש הממשלה לגבש עד ליום 30.09.2017 תוכנית הכשרה משותפת למפקחים על שירותים חברתיים במיקור חוץ. מטרת ההכשרה תהיה להטמיע את תורת מיקור החוץ של שירותים חברתיים ואת היבטי הבקרה המושפעים ממנה, בדגש על תפקיד הבקרה של המפקח בשירותים במיקור חוץ.

שקיפות
8. להטיל על המשרדים החברתיים לפרסם באתר האינטרנט המשרדי:

א. החל משנת 2017 ובכל שנה עד ליום 31.12 תוכניות עבודה מפורטות לשדרוג הרכש ולטיוב הבקרה לשנה העוקבת ודו"ח ביצוע לתוכנית השנה החולפת.

ב. מכרזים חדשים שיגובשו בהתאם לסעיף 3(א), לצד פרסומם המקובל, במקום הייעודי שבו ירוכז המידע על אודות התוכנית.

ג. ספר השירותים החברתיים במיקור חוץ המעודכן, בהתאם לפי סעיף 6(ה).
ד. דו"חות הבקרה על שירותים חברתיים מוסדיים שימולאו בתבניות דו"חות הבקרה שיגובשו בהתאם לסעיף 7(ב) לעיל, החל משנת 2018.

9. להטיל על משרד המשפטים לבחון במשותף עם משרד ראש הממשלה והמשרדים החברתיים את האופן שבו ניתן להציג באתר הגיידסטאר (מאגר המידע אודות עמותות בישראל) נתונים על אלכ"רים בנוגע לשירותים חברתיים במיקור חוץ המופעלים על ידם עבור הממשלה.

הפחתת הנטל הבירוקרטי ובכלל זה נטל המימון המוטל על מפעילי השירותים
10. להנחות את החשבת הכללית לתקן ככל הנדרש את הוראות התכ"ם עד ליום 31.01.2017 כך שתכלול את ההתייחסויות הבאות:

א. ביחס לערבות ביצוע, לאפשר לוועדת המכרזים לפטור את הספק מערבות ביצוע מנימוקים מיוחדים שיירשמו, ובכללם יכול שייכלל גם הנימוק שמדובר במכרזים שנעשים בתחומים חברתיים ולהורות על אמצעים חלופיים במידת הצורך.

ב. לנקוט בגישה מקלה במתן המחאת זכות לבנקים לקבלת תקבולים בהתאם להסכמים בגין מיקור חוץ של שירותים חברתיים.

ג. לשקול בחיוב קביעת מודל תשלום הכולל אבני דרך המאפשרות את פריסת התשלום באופן שיאפשר להביא בחשבון את עלויות ההתארגנות של המפעיל.

11. להטיל על משרד העבודה, הרווחה והשירותים החברתיים לגבש עד ליום 30.06.2017 ביחד עם חשבת המשרד, תוכנית לייעול תהליך התשלום למפעילי שירותים חברתיים, שתתבסס על בדיקה מחודשת של תהליך אישור התשלום במטרה להקל על קבלתו במועד.

12. לרשום את הודעת משרד העבודה, הרווחה והשירותים החברתיים כי יקים עד למחצית הראשונה של שנת 2017 מערכת מקוונת לאישור ההועדות שתביא לקיצור זמני אישור התשלום למפעילי השירותים ולביטול נוהל "עוזב-נשאר", שבמסגרתו מבוטלים, לצורך בדיקת עדכניות רישומי המשרד, כל אישורי ההועדות למקבלי שירותים במסגרות החוץ ביתיות, והרשויות המקומיות נדרשות לחדשן. עד להפעלת המערכת המקוונת ועל מנת להימנע מפערי תשלום, תפעל חשבת המשרד לצמצום הפגיעה במערך התשלומים השוטף.

תקציב ותקני כח אדם
13. מקורות תקציביים ותקני כח אדם נקבעו להחלטה זו במסגרת סיכום שבין משרד האוצר, משרד ראש הממשלה ומשרדי העבודה, הרווחה והשירותים החברתיים, החינוך והבריאות, ואלו יעוגנו במסגרת תקציב המדינה לשנת 2018-2017.

ראש הממשלה מסכם ומנחה את המנהל הכללי של משרדו לבחון את הסוגיות הבאות:

- תקופת המעבר הנדרשת בין המכרזים הקיימים לבין המכרזים המשודרגים שייכתבו בהתאם להחלטה זו.

- בניית מכרז מאגר מרכזי לנושא ייעוץ משפטי חיצוני לכתיבת מכרזים במטרה לקצר את משכי הזמן.

- לבחון עם שר האוצר את הצורך בצעדי התייעלות בתחום הרכש בממשלתי בכללותו.