פיתוח תשתיות ביוב - נוהל הגשת חשבונות לתשלום

1. יש להגיש חשבונות בהתאם להוראות הנוהל, תוך התייחסות לכל ההדגשים המופיעים בו.
כמו-כן, יש להגיש תזרים מזומנים מעודכן המוגש בסופו של כל רבעון.
חשבונות שיוגשו שלא בהתאם למלוא ההוראות בנוהל שלהלן, לא נוכל לבדוק אותם ולהעבירם לתשלום ונאלץ להחזירם לרשות/לתאגיד/למנהל הפרויקט, ובכך יגרם עיכוב רב בתשלומי החשבונות לזכאים, על כל המשתמע מכך.  
 
2. יש להקפיד כי טופס הבקרה יהיה מקורי ומלא על כל סעיפיו, לרבות תאריך ליד  חתימה וחותמת הגזבר/מהנדס/מנהל הפרויקט, תאריך תוקף הערבות הבנקאית, וסכום הערבות.

3. מעתה ואילך חשבונות יוגשו ב- 2 עותקים, כאשר הם מקוריים, כשלפחות אחד מהם יהיה עם תיקוני המפקח המקוריים.

4. במקביל לשליחת החשבון המקורי למילת"ב, יש לסרוק את טופס הבקרה המאושר ואת החשבון במלואו ולהעבירו למייל – yafitc10@water.gov.il או לפקס שמספרו - 03-7602626 ולציין בתחילת הקובץ את:
שם הפרויקט, ואת ארבעת הספרות של מספר הפרויקט. יש להפנות את הפקס לגב' יפית כהן.
 
5. הנוהל במלואו ויתר המסמכים הנדרשים מופיעים באתר האינטרנט של רשות המים. להלן קישור לנוהל הגשת חשבונות לתשלום.

הגשת חשבונות לתשלום

1. חשבונות יוגשו למינהל לפיתוח תשתיות ביוב ב-2 חשבונות מקוריים. חשבונות שיתקבלו ללא מקור, לא יועברו לבדיקה ולתשלום ויוחזרו לטיפולכם. יטופלו חשבונות מודפסים בלבד; לא יתקבלו חשבונות בכתב יד.
 
2. בכל חשבון יופיע מספר ה"עוסק מורשה" של הזכאי מודפס על ח-ן העסקה של הזכאי (ולא על הדף המלווה של המינהל, לא מכתב מצורף, לא בכתב יד ולא בחותמת הזכאי). מס' העוסק מורשה צריך להופיע גם על כתב הכמויות של הקבלן.
 
3. על כל חשבון תופיע חתימה+חותמת הגזבר ו/או ראש המועצה/התאגיד, כאשר שם החותם מופיע בבירור; על החשבון המקורי תופיע חתימה מקורית.
 
4. ברשויות בהם קיים חשב מלווה (ע"פ רשימה שהועברה אליכם) צ"ל החשבון חתום גם ע"י החשב המלווה (חתימה+חותמת) וגם ע"י הגזבר.
 
5. עם הגשת חשבון חלקי מספר 1 או חשבון חד-פעמי, יש לצרף את החוזה הרלוונטי או הזמנת העבודה בין הרשות/התאגיד לבין מגיש החשבון, בצירוף החתימות של הרשות/התאגיד והזכאי.
הזמנת העבודה תוצא ע"י הרשות/התאגיד בלבד!
על החוזה או הזמנת העבודה צריך להופיע מס' העוסק מורשה של הזכאי וכן מס' הפרויקט.
 (לדפי החוזה של הקבלן יש לצרף את כתב הכמויות- ריכוז).
 
6. לחוזה הקבלן יש לצרף צילום של ערבות הביצוע הבנקאית, בהיקף של 5% מסך חוזה הקבלן, כולל מע"מ. על הרשות/התאגיד לאשר, כי הערבות המקורית נמצאת בידיהם. תוקף הערבות יהיה למלוא ימי הלוח שנקבעו לביצוע הפרויקט. במקרה שאושרה הארכה בביצוע הפרויקט, יוארך תוקף הערבות בהתאם. בכל מקרה ולמען הסר ספק, לא יטופל חשבון ללא ערבות בתוקף.
 
7. כאשר התשלום מבוצע לספק חדש ו/או החשבון הינו ראשון יש לצרף לחשבון המוגש:
- אישור ניהול ספרים
- אישור ניכוי מס במקור
- צילום של חשבונית
- העתק צ'ק של הזכאי או אישור רו"ח/עו"ד מקור או אישור מהבנק מקור
- תעודת עוסק מורשה
 
8. על כל חשבון יש לציין בבירור את מספר הפרויקט; כל חשבון עסקה יתייחס אך ורק לפרויקט אחד.
 
9. כאשר החשבון המוגש הינו סופי יש לצרף את המסמכים הבאים:
• טופס העדר תביעות חתום מקור ע"י הזכאי וע"י הרשות/התאגיד (חתימה+חותמת).
• צילום ערבות בדק בנקאית בתוקף לשנה מיום מסירת העבודה (כפי שמצוין בטופס העדר התביעות); הערבות תהיה בהיקף של 5% מהחשבון הסופי + מע"מ כחוק.
יצורף אישור הרשות/התאגיד, כי הערבות המקורית נמצאת בידיהם.
• מכתב מהרשות/התאגיד, כי העבודה בוצעה בהתאם לתוכניות והמערכת פועלת לשביעות רצונה.
• תוכניות AS- MADE.
• אישור צילום טלווזיוני לצנרת.
 
10. ח-ן צנרת יועבר לתשלום אך ורק בצירוף חשבונית מס מקור + תעודת משלוח + אישורי הרשות/התאגיד כמקובל.
 
11. יש להימנע מ"שירבוטים" ותיקונים מיותרים על החשבון המקורי;
הערות של מלווה הפרויקט למפקח או לגורם אחר ירשמו על העתק ולא על המקור.
 
12. החשבונות יוגשו כחשבון מצטבר; מכל חשבון יקוזז החשבון הקודם ששולם בעבור אותו פרויקט.
 
13. חשבונות העתקות אור ישולמו כהחזר לרשות/תאגיד או למתכנן בפרויקט הרלוונטי, עם הצגת אישור התשלום.
 
14. חשבון בפרויקט עם מספר שותפים ו/או מספר מקורות מימון, יוגש בצירוף דף ניהול חשבון, המציין במפורש את חלוקת התשלומים.
כאשר חלק מהתשלומים הינם ממקורות עצמיים/חיצוניים, יש לצרף את אישורי התשלום (קבלה + חשבונית מס). ניתן להעביר חשבון לבדיקה גם אם טרם צורפו אישורי התשלום ממקורות עצמיים/חיצוניים, אך זהו תנאי מחייב לצורך העברתו לתשלום.