נוהל רישום נוכחות

כללי על מנת לעקוב אחר נוכחות המתנדבת בשירות לאומי יש לנהל רישום נוכחות בהתאם לנוהל זה. רישום הנוכחות מהווה תשתית לצבירת הזכויות של המתנדבת בשירות לאומי, ומילויו בצורה נכונה, מדויקת ובמועד - חשוב ביותר. חסר ברישומי נוכחות, או אי מילויים כנדרש, עשוי להביא לכך שהאחראי לא יכיר בתקופה כשירות לאומי, או שהדיווח למשרד הביטחון לצורך מתן הזכויות יעוכב. אי מילוי דו"ח נוכחות במשך 3 חודשים רצופים, עלול לגרום להפסקת שירותה של המתנדבת. כללים לרישום נוכחות כל מפעיל יקיים רישום נוכחות יומי שוטף אודות כל מתנדבת, על גבי טופס מס' 1 המצ"ב. ברישום יצוינו גם ימי מחלה, ימי חופשה וימי היעדרות אחרים וכן שבתות וחגים. בסוף כל חודש באחריות המפעיל לסכם את סה"כ שעות ההתנדבות החודשיות ושעות ההיעדרות החודשיות. המפעיל יחתום על דו"ח הנוכחות. יש לצרף לדו"ח הנוכחות אישורי מחלה, או אישורים אחרים להנמקת היעדרויות או חסר אחר. הדו"חות יועברו לרכזת בסוף כל חודש. הרכזת או הגוף המוכר תרכז / ירכז יחד את דו"חות הנוכחות השונים המתייחסים לאותה המתנדבת, תבדוק / יבדוק את מילוי דו"ח הנוכחות ותסכם / יסכם את ניצול הזכויות המצטבר לימי חופשה ולימי מחלה ותחתום על הדו"ח במקום המיועד לכך. כמו כן, תסכם / יסכם הרכזת / הגוף המוכר את תקופת התב"ן. שמירת מסמכי הנוכחות את רישומי הנוכחות על כל צרופותיהם, כולל הסיכומים שערכה הרכזת בדבר ימי מחלה, ימי חופשה וימי תב"ן, יאגד הגוף המוכר ביחד עם שאר המסמכים המתייחסים למתנדבת  ואליהם יצורף גם את העתק האישור שינתן למתנדבת עם סיום השירות. העתק מרישומי הנוכחות יימצא אצל המפעיל ואצל הגוף המוכר ויוצג למפקח בעת ביקורו. העתקי הדו"חות ישמרו ע"י הגוף המוכר במשך 3 שנים מתום השנה המדווחת.