נוהל פיקוח ובקרה

במסגרת הבקרה יבוצעו הפעולות הבאות: בדיקת ההסכמים שייחתמו בין הגוף המוכר לבין הגוף המפעיל, ובין הגוף המוכר לבין המתנדבת בהתאם לנוהל בדיקת התקשרויות. קליטת רשימת הדיווחים של הגופים המוכרים, אודות המתנדבת המשרתת בשירות לאומי, במחשב המשרד, תוך בדיקת התאמה עם מרשם האוכלוסין (על פי נוהל דיווח). החזרת הדיווחים השגויים לגופים המוכרים וקליטת הנתונים המתוקנים, לכשיימסרו. עדכון דיווחים שוטפים ושינויים המדווחים במהלך השנה במחשב המשרד לפי נוהל דיווח. עדכון נתונים המתקבלים על נתוני השירות בפועל במחשב, תוך סימון מיוחד של הדיווחים המחייבים עיכוב בדיווח למשרד הביטחון. עדכון במחשב של הדיווח מהגופים המוכרים אודות סיום שירות לפי קוד 2. אימות הדיווחים אודות סיום השירות, והעברת רשימה מעודכנת של המסיימות למשרד הביטחון, לצורך מימוש הזכויות על פי חוק לקליטת חיילים משוחררים. המפקח או הבקר רשאי לבקר במקומות השירות, במשרדי המפעיל והגופים המוכרים ובדירות השירות. המפקח או הבקר  יתאם עם הגורמים בשטח את ביקורו, אלא אם כן החליט על ביקור פתע, ואולם לא יהיה רשאי לערוך ביקורי פתע בדירות השירות. המפקח או הבקר יבקר במקומות הנזכרים לעיל' לשם אימות המידע שהתקבל מהגופים המוכרים, ויאמת את המידע לפי מסמכים, לפי המצב בשטח, ולפי דיווחים שישמע מהמתנדבת, או מגורמים נוספים במקום: המפקח או הבקר יבדוק האם הגוף המפעיל בו משרתת המתנדבת הינו גוף המתאים להגדרת מפעיל, ואינו גוף עסקי, או פרטי אשר אסורה בו הפעלתן של מתנדבת בשירות לאומי. המפקח או הבקר יבדוק ויאמת בביקורו את פרטי המתנדבת בהשוואה לרשימות הגוף המוכר ולרשימות המשרד. המפקח או הבקר יבדוק את תאריך תחילת השירות של המתנדבת, את מילוי רישומי הנוכחות, ואת הימצאותה של המתנדבת במקום השירות. המפקח או הבקר יבדוק את המטלות שנדרשת המתנדבת לבצע, והאם הן תואמות את תיאור התפקיד במקום השירות ואת ההגדרות בתקנות. המפקח או הבקר יבדוק את תנאי השירות של המתנדבת ויוודא תשלום דמי כיס ותנאי דיור. בין השאר יבדוק המפקח האם הדיור הולם והאם הסכום המיועד לדיור עבור המתנדבת המתגוררות בדירה מתאים לתנאי הדירה. המפקח או הבקר יבדוק את תפקודן של מתנדבת שקיבלו אישור עבודה או לימודים. המפקח או הבקר יבדוק את תהליך ההעברה מגוף מוכר או מפעיל אחד למשנהו בהתאם לנוהל מעבר בין גופים, כולל ההתייחסות לטופס העברה, דיווח לאחראי, העברת דפי נוכחות. המפקח או הבקר רשאי לבדוק כל מסמך, טופס, רשומה, הסכם וכל מידע אחר הנוגע בענין. תלונות המפקח או הבקר יבדוק תלונות שהתקבלו מאת המתנדבת בכתב, וכן תלונות שהתקבלו בעל פה במהלך הביקור. נתקבלו תלונות אשר נוגעות להטרדה מינית או לעבירות לכאורה, הן יטופלו בהתאם לנוהל למניעת וטיפול בהטרדות מיניות, המופיע בחוברת זו. המפקח או הבקר יעדכן את המתנדבת בדבר זכויותיהן ויוודא שהן מודעות לזכויותיהן. דו"ח ביקור מפקח או בקר ירשום דו"ח על הביקור בו יציין את שם הגוף המוכר, שם הרכזת, מקום הביקור, פרטי המפעיל ופרטי המתנדבת. בדו"ח זה ירשום המפקח את ממצאיו ויפרט את הערותיו לגבי ליקויים, אי תקינויות, חסרים או טעויות וכן יציין תלונות שמחייבות בדיקה נוספת. עיכוב משלוח מצא המפקח שלא מולאו רישומי נוכחות של המתנדבת, או שהתבררה היעדרות שאינה מפאת מחלה או חופשה מדווחת, ואשר אין לה הסבר מניח את הדעת, יציין המפקח במחשב הערה לעיכוב משלוח למשרד הביטחון לגבי אותן המתנדבת. מעקב המפקח יעביר בכתב את הערותיו הדורשות הסבר או טיפול וכן תלונות המחייבות בדיקה לגופים המוכרים וידרוש תגובה בתוך 15 יום. המפקח יעקוב אחר קבלת התגובות ותיקון הליקויים. ליקויים שלא תוקנו, או לא נמצא להם הסבר מתאים בזמן שנקצב, ירוכזו ויועברו למנהל אגף הפיקוח והבקרה. מנהל אגף הפיקוח והבקרה יעביר בכתב הערות לגופים המוכרים וירשום הערות לחובת הגוף המוכר בצרוף העתק לאחראי הנוגע בדבר, במידת הצורך.